Functieomschrijving

Out of Use is een snelgroeiend milieubedrijf gespecialiseerd in het hergebruik en de recyclage van IT-materiaal. Vanuit Beringen bouwen zij elke dag verder aan een duurzame en circulaire toekomst, met aandacht voor kwaliteit, data-security en mensgericht ondernemen.
 
Om hun verdere groei te ondersteunen, gaan we op zoek naar een HR & Office Assistant die structuur brengt en de HR- en officewerking mee ondersteunt.
 
De HR & Office Assistant is een centrale ondersteunende rol binnen de organisatie.
In deze functie ondersteunt de medewerker de HR Manager en Senior Accountant en zorgt hij/zij voor een vlotte administratieve werking op vlak van HR, office en basis finance.
 
De rol bestaat uit drie grote luiken:
HR-ondersteuning

• Administratieve opvolging van personeelsdossiers
• Ondersteuning bij rekrutering, onboarding, opleidingen en personeelsplanning
• Inplannen en opvolgen van sollicitaties
• Beheer van de HR-mailbox en eerste aanspreekpunt voor medewerkers
• Voorbereiding en opvolging van loonadministratie in samenwerking met het sociaal secretariaat
• Ondersteuning van HR-projecten en interne processen

 
Finance-ondersteuning

• Maandelijkse facturatie
• Administratieve verwerking van bestelbonnen en inkomende facturen
• Opvolging van leveranciers, contracten en verzekeringen
• Administratie rond kmo-portefeuille, fleet en certificaten
• Beantwoorden van vragen rond facturatie

Office-ondersteuning

• Algemene administratieve ondersteuning van de kantoorwerking
• Documentbeheer en digitaal klassement
• Onthaal van bezoekers
• Organisatie van aankopen (kantoorbenodigdheden, werkkledij, …)
• Organisatie van teamevents en personeelsactiviteiten